Privacyverklaring campusbezoekers
De Universiteit Utrecht (UU) wil op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die bijvoorbeeld bij ons werkt, studeert of een van onze campussen bezoekt. De privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn daarbij van cruciaal belang. Die wetgeving sluit bovendien aan bij onze doelstelling om onderwijs en onderzoek op het hoogste niveau te bieden, bij onze ambities over goed werkgeverschap en bij het uitgangspunt van duurzaamheid.
In deze privacyverklaring informeren we je onder andere over de persoonsgegevens die we verwerken, over de doeleinden waarom we dit doen, over jouw privacyrechten en over andere zaken die voor jou van belang kunnen zijn.
Parkeren
Als je op de campus parkeert, worden gegevens over je transactie verwerkt, waaronder de datum en tijd van in- en uitrijden en de locatie waar je parkeert. Bij de slagbomen maken we gebruik van automatische kentekenherkenning. Je kan bij de betaalzuil je kentekennummer invoeren, waarna (uiteraard na betaling) de slagboom automatisch opent en je niet meer je kaartje hoeft in te voeren. Betalingen worden geïnd door IP-Parking, een externe dienstverlener waar de UU mee samenwerkt. Als je als medewerker recht hebt om gratis op de Campus Utrecht Science Park te parkeren, moet je enkele gegevens, waaronder jouw campuskaartnummer, met IP-Parking delen. Meer informatie over dit onderwerp vind je op Intranet.
Printen
Binnen de UU-gebouwen kan je op verschillende manieren printen: via een UU-apparaat, een online portal gekoppeld aan je Solis-account en als bezoeker van de universiteitsbibliotheek met een gast-Solis-account. De printdienst verwerkt je printopdracht gekoppeld aan je Solis-account; je kan zelf kiezen bij welke printer je jouw opdracht print.
Als je geen medewerker bent van de UU, dan zijn aan het printen kosten verbonden. Je printtegoed kan je ophogen zoals omschreven op de printen informatiepagina. Hierbij kan je ook een pasje (bijvoorbeeld OV-chipkaart) koppelen aan je gast Solis-account. Het pasje zelf wordt niet uitgelezen, het wordt enkel als hulpmiddel gebruikt om snel in te loggen.
Meldkamer FSC Security
Als je op een campus van de UU bent, kan je bij problemen of calamiteiten 24/7 de meldkamer van FSC Security (Facilitair Service Centrum van de UU) bellen. De meldkamer zet vervolgens de juiste actie(s) uit, zoals het inschakelen van bedrijfshulpverleners (BHV) of jou doorverbinden met een hulpdienst. Bij minder urgente zaken wordt de melding doorgezet naar het relevante team om het probleem te verhelpen.
De meldkamer heeft zicht op de bewakingscamera's op de campus.
Alle meldingen worden geregistreerd in ons Service Managementsysteem TOPdesk.
Cameratoezicht en -bewaking
In en om de gebouwen en terreinen van de UU vindt cameratoezicht en -bewaking plaats. Camera’s worden ingezet om onze spullen, mensen en gebouwen te beschermen. Als er iets gestolen wordt, iemand wordt lastiggevallen of er iets wordt stukgemaakt, kunnen beelden gedeeld worden met de politie.
Uitgebreide informatie over cameratoezicht op de UU vind je in de specifieke privacyverklaring.
Parkeren
Als je op de UU campus parkeert, worden door IP-Parking je kenteken, de datum en tijd van in- en uitrijden en je parkeerlocatie verwerkt (transactiegegevens). Als je bij de betaalzuil betaalt, worden ook deze betaalgegevens door IP-Parking verwerkt. Deze gegevens worden niet met de UU gedeeld. Van medewerkers die hun campuskaart aan een parkeerabonnement hebben gekoppeld worden aanvullende gegevens verwerkt. Meer informatie over dit onderwerp vind je op Intranet.
Printen
Voor het gebruiken van printers wordt voor medewerkers en studenten van de UU het Solis-id verwerkt. Gasten die gebruik willen maken van een printer kunnen een gast-Solis-account aanmaken. Hiervoor verwerkt de UU de naam, geboortedatum en e-mailadres.
Meldkamer FSC Security
De meldkamer van FSC Security verzamelt jouw naam, telefoonnummer en de omschrijving van het probleem of de calamiteit waar je voor belt. Alle telefoongesprekken met de meldkamer worden opgenomen. Als je een medewerker van de UU bent, zal ook je Solis-id en zakelijke emailadres worden opgenomen. Afhankelijk van het probleem of de calamiteit waar je voor belt, kunnen er nog meer gegevens verzameld worden. De meldkamer kan bijvoorbeeld om je locatie vragen om de hulpverleners de juiste kant op te sturen.
Cameratoezicht en -bewaking
Bij cameratoezicht en -bewaking wordt jouw beeld vastgelegd.
De camera’s bij de slagbomen van de parkeerterreinen worden gebruikt voor automatische kentekenherkenning; ze slaan geen beelden op. Transactiegegevens rondom parkeren worden na veertien dagen verwijderd.
TOPdesk-meldingen worden na enige tijd gearchiveerd. Wanneer dit precies gebeurt, is afhankelijk van het type melding en de daaraan verbonden vervolgacties. Opgenomen telefoongesprekken bij de meldkamer worden bijvoorbeeld na zes maanden automatisch gewist.
Beelden van beveiligingscamera’s worden in principe maximaal zeven dagen bewaard. Als er een incident als een diefstal of ongeluk op de campus is voorgevallen, kan het nodig zijn om de beelden langer te bewaren. Bijvoorbeeld om te kunnen analyseren wat er precies gebeurd is of om de beelden te kunnen delen met de politie. Als dit het geval is, worden beelden na afhandeling van het incident direct verwijderd.
Parkeergegevens zoals in- en uitrijtijden en accountinformatie worden opgeslagen in het systeem van IP-Parking, onze leverancier. Medewerkers van IP-Parking hebben alleen toegang tot deze data wanneer dit nodig is om technische problemen op te lossen. Met deze partij heeft de UU een verwerkersovereenkomst; de servers van IP-Parking staan in Nederland.
De meldkamer slaat meldingen op in ons Service Managementsysteem TOPdesk. Medewerkers van TOPdesk hebben alleen toegang tot deze data wanneer dat nodig is om technische problemen op te lossen. Met deze partij heeft de UU een verwerkersovereenkomst; de servers van TOPdesk staan in Nederland.
Als er sprake is van een misdrijf of een ongeluk kunnen camerabeelden, parkeertransactiegegevens en/of informatie vanuit de meldkamer gedeeld worden met de politie en met opsporings- of hulpdiensten als brandweer en ambulance.
Beelden van beveiligingscamera’s worden opgeslagen op servers van de UU die in Nederland staan. Binnen de UU heeft een kleine groep mensen toegang tot beeldopnames en live beelden. Zij kunnen beelden bekijken als er een incident of calamiteit is gebeurd of als zij een probleem met het systeem moeten oplossen.
Heb je vragen over de manier waarop jouw gegevens worden verwerkt door de meldkamer of in het kader van printen of parkeren op de campusterreinen? Wil je weten welke gegevens de UU over jou heeft verzameld of wil je deze gegevens inzien of wil je bezwaar maken tegen de verwerking? Dan kun je een verzoek indienen middels het Formulier privacy verzoek (uu.nl).
Als jij denkt dat je in beeld wordt of bent gebracht terwijl je dit niet wil, mag je daar bezwaar tegen maken. Je mag ook vragen of je beelden waar jij op staat terug kan kijken. Hiervoor stuur je een mail naar privacy@uu.nl. Het is belangrijk om zo goed mogelijk aan te geven waar je precies was, op welke dag en hoe laat, zodat we jouw beeld zo snel mogelijk kunnen vinden. Houd er rekening mee dat de beelden na zeven dagen automatisch gewist worden. Beelden van langer dan een week geleden kunnen we dus niet met je delen. Als je binnen zeven dagen een verzoek naar ons hebt toegestuurd, zorgen wij ervoor dat jouw beelden niet verwijderd worden voordat jij ze hebt gezien.
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en orga¬ni¬satorische maatregelen, zodat jouw persoonsgegevens goed worden beschermd.
Technische maatregelen
Om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte.
Organisatorische maatregelen
Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum wordt beperkt. Zo is de toegang tot de fysieke meldkamer, waar alle camerabeelden en meldingen binnenkomen, beperkt tot een kleine groep medewerkers. De digitale toegang tot camerabeelden en meldingen is beperkt tot alleen die medewerkers die de toegang ook daadwerkelijk nodig hebben.
Als je vragen hebt over camera’s die in jouw omgeving hangen, stuur deze dan naar privacy.fsc@uu.nl.
Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.
De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.
We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens Universiteit Utrecht
Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50
Privacyverklaring - versie
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 24-07-2023. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Wil je zeker weten dat je de meest recente versie gebruikt, kijk dan op onze website.