Privacyverklaring alumni

De persoonsgegevens die wij van je verzamelen, worden door de UU verwerkt voor de volgende doelen:

• Het valideren, corrigeren en opheffen van de registratie van alumni
• Het stimuleren van communityvorming van alumni
• Het voeren van een CRM-administratie van alumni
• Het bijhouden van de deelname van alumni aan evenementen
• Het ondersteunen van verenigingen van alumni
• Het versturen van nieuwsbrieven aan alumni

Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder jouw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet verenigbaar is met het bovenstaande.

Daarnaast zijn er gegevens die alleen van een beperkte groep alumni verwerkt worden:

• Functie
• Studie
• Afstudeerdatum
• Behaalde graad
• Persoonlijke relatie(s) met andere alumni of organisaties
• Fondsen waarbij de alumnus betrokken is (geweest)

Deze gegevens worden verzameld om een profiel aan te maken van de relatie om aan de hand daarvan te bepalen of iemand meer voor de UU zou kunnen of willen betekenen.

De UU ontvangt de meeste gegevens automatische via ons studentenregistratiesysteem Osiris of ons PhD-registratiesysteem MyPhD. Een aantal gegevens, zoals je voorkeurstaal of communicatievoorkeuren, halen we direct bij jou op. Tot slot worden gegevens van een beperkte groep alumni door onze relatiebeheerders via openbare bronnen zoals LinkedIn of kranten verzameld.  

Als UU mogen we jouw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een goede reden voor hebben. Zo’n reden moet in de wet worden genoemd. We spreken dan van een wettelijke grondslag. De UU verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de wettelijke grondslag van het gerechtvaardigde belang van de UU of van een derde. Dat gerechtvaardigd belang omvat het bijhouden van een alumniregistratiesysteem en het stimuleren van de verbinding van alumni met de UU. 

De UU bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. Dat wil zeggen dat we de gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn.

De gegevens in het alumniregistratiesysteem worden tot twee jaar na jouw overlijden bewaard. Voor deze bewaartermijn is gekozen omdat je een leven lang alumnus blijft. Bovendien kiezen veel alumni ervoor om de UU in hun nalatenschap op te nemen. Door gegevens nog een tijdje na het overlijden te bewaren, heeft de UU voldoende tijd om deze donaties te koppelen aan de betreffende alumnus en – waar gepast – ons medeleven te betuigen aan de nabestaanden. 

De UU kan andere organisaties opdracht geven om bepaalde onderdelen van onze dienstverlening namens ons te verzorgen. Als dergelijke organisaties in het kader van die opdracht persoonsgegevens verwerken, noemen we hen verwerkers. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om een vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten verwerkersovereenkomsten. De leverancier van ons alumniregistratiesysteem is een voorbeeld van zo’n verwerker.

Jouw persoonsgegevens worden nooit verhuurd of verkocht. De UU kan jouw (persoons)gegevens wél met derden delen als je daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor hebt gegeven of als dat noodzakelijk is om een overeenkomst tussen jou en de UU te kunnen uitvoeren. In bepaalde gevallen zijn wij bovendien wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst in het geval van donaties.

De UU verstrekt in enkele gevallen persoonsgegevens aan landen buiten de EU. 

De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en organisatorische maatregelen zodat jouw persoonsgegevens goed worden beschermd. 

Technische maatregelen

Om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Organisatorische maatregelen

Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt.

Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.

De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie of advies wenst over onze verwerking van jouw persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.

We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Universiteit Utrecht 

Heidelberglaan 8 
3584 CS Utrecht 
Tel. (030) 253 35 50