Universiteit Utrecht: wat voor afdelingen zijn er?
Leuk dat je interesse hebt in een traineeship bij Incluusion! Hieronder leggen we uit welke afdelingen er binnen de Universiteit Utrecht (UU) zijn, zodat je een beeld kan vormen van welke afdeling(en) bij jou passen.
Bij de UU bestaan twee type functies: OBP en WP. OBP-medewerkers zorgen ervoor dat alles binnen de universiteit goed verloopt. Zij werken aan alle ondersteunende processen, zoals ICT, communicatie, HR, facilitair, administratie, de bibliotheek, etc. OBP staat voor Ondersteunend en Beheerspersoneel, maar eigenlijk zegt iedereen altijd OBP. WP staat voor wetenschappelijk personeel: dit zijn de onderzoekers en docenten van de universiteit.
Momenteel is het traineeship vooral op werkplekken bij OBP gericht. We leggen daarom hieronder uit welke OBP-afdelingen er zijn bij de UU.
Binnen de UU heb je vaak dezelfde soort afdelingen op verschillende plekken. Bijvoorbeeld: er is een centrale communicatieafdeling, maar elke faculteit heeft ook haar eigen communicatiemedewerkers. En er is een centraal Research Support Office, maar elke faculteit heeft ook weer haar eigen Research Support Office.
In totaal heeft de UU één grote centrale organisatie en zeven faculteiten:
- UBD: de centrale organisatie
- Faculteit Sociale Wetenschappen
- Faculteit Bètawetenschappen
- Faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie
- Faculteit Geesteswetenschappen
- Faculteit Geowetenschappen
- Faculteit Diergeneeskunde
- Faculteit Geneeskunde / Universitair Medisch Centrum Utrecht
Er zijn geen traineeships met patiëntcontact, tenzij je een BIG-registratie hebt.
Hieronder leggen we uit welke afdelingen er allemaal bij centraal zijn. Veel van die afdelingen zijn dus ook binnen een faculteit te vinden. In je motivatiebrief moet je aangeven bij welke afdeling(en) je wilt werken en waarom. Maar je mag daarnaast ook aangeven of het je leuker lijkt om bij centraal te werken of bij een faculteit. Geef dan ook aan waarom je dat vindt.
SO&O werkt aan van alles dat te maken heeft met onderwijs, onderzoek en studenten.
Studenten
Bij de afdeling ‘Studenten’ kan je denken aan:
- Informatie & communicatie. Bijvoorbeeld rondom de inschrijving van studenten;
- Begeleiding & advies. Bijvoorbeeld over juridische en financiële zaken;
- Coaching & trainingen. Het aanbod is heel divers: van werken aan faalangst tot loopbaanontwikkeling;
- Beleidsontwikkeling & projecten. Bijvoorbeeld rondom studentenwelzijn en Warm Welcome (een event voor internationale studenten);
- Het ondersteunen van specifieke doelgroepen, zoals topsporters, studentbestuurders en internationale studenten;
- Universiteitsbrede projecten, zoals de introductiedagen en Carrièredagen;
- Psychologische ondersteuning vanuit de Studentenpsychologen;
- En nog veel meer!
Onderwijs
De afdeling ‘Onderwijs’ werkt aan goed onderwijs voor onze studenten. Dit doen zij door nieuw onderwijsbeleid te ontwikkelen, dat aansluit bij het strategische plan van de UU. Ze letten op de kwaliteit van het onderwijs en werken aan verschillende onderwijsprojecten.
De volgende programma's horen ook bij de afdeling Onderwijs:
- Het Centre for Academic Teaching and Learning (CAT). Het CAT helpt docenten met informatie, kennisdeling, ondersteuning en scholing. Het CAT richt zich zowel op de ontwikkeling van docenten als op de vernieuwing van hun onderwijs.
- Educate-it helpt studenten en docenten om hun onderwijs te versterken en aan te passen aan het onderwijs van de toekomst. Bij Educate-It weten ze alles van de nieuwste technische onderwijstools, zoals kennisclips en blended teaching.
- Onderwijs voor professionals richt zich op het organiseren van een actueel en aantrekkelijk onderwijsaanbod voor professionals.
Onderzoek
Bij de afdeling ‘Onderzoek’ werken ze aan onderzoeksbeleid. Op wat voor soort onderzoek willen we ons als universiteit richten? Wat zijn onze speerpunten? En hoe zit het met het hooglerarenbeleid: hoe zorgen we ervoor dat er genoeg (internationale) toptalenten bij de UU komen en blijven?
Ook het Research Support Office zit bij deze afdeling. Zij helpen wetenschappers bij subsidieaanvragen. Maar zij kunnen ook helpen bij juridische vragen, of als een wetenschapper bijvoorbeeld iets wil weten over privacy en ethiek.
Het werk bij FSC is heel divers. Medewerkers en studenten kunnen bij het FSC terecht met vragen en meldingen over:
- afvalverwijdering (van papier en restafval tot chemisch en radioactief afval);
- audiovisuele onderwijsondersteuning;
- catering en voedsel-automaten;
- logistiek (kleine en grote verhuizingen en pakkettransport);
- reparaties en onderhoud van gebouwen en faciliteiten (bijvoorbeeld een kapotte lamp of een verstopt toilet);
- postverwerking;
- reserveren van zalen en werkgroepruimtes;
- schoonmaak en glasbewassing;
- beheer onderwijsruimtes;
- beveiliging en BHV (bedrijfshulpverlening);
- begeleiden inkoop- en aanbestedingstrajecten;
- onderhoud en beheer van alle buitenruimte;
- parkeren;
- toegang tot gebouwen.
Bij het FSC Meldpunt komen alle aanvragen, bestellingen en meldingen binnen. Diverse afdelingen binnen FSC voeren de dienstverlening vervolgens uit.
FSC zorgt voor een continu veilige en comfortabele werk-, studie- en onderzoeksomgeving, met servicegerichte en duurzame facilitaire dienstverlening.
Bij de afdeling HR werken ze aan personeelsbeleid en geeft men advies. Ook worden er praktische HR-zaken geregeld, zoals het uitbetalen van de juiste salarissen, het beantwoorden van vragen, en het organiseren van cursussen. Er zijn binnen HR meerdere afdelingen, die zich onder andere richten op:
- HR-advies: hier zitten HR-adviseurs en medewerkers arbeidsvoorwaarden die afdelingen ondersteunen op HR-gebied: van het adviseren over sollicitatieprocedures, functieniveaus, trainingen en begeleiding bij ziekte tot zorgen dat salarissen goed in de systemen staan en zwangerschapsverlof goed geregeld is. Er zit een HR-advies afdeling binnen elke faculteit en bij centraal
- Ontwikkeling: wat voor trainingen zijn er nodig voor onze medewerkers, zodat zij zich steeds verder blijven ontwikkelen? Denk aan trainingen over leidinggeven en timemanagement, maar ook aan Engelse en Nederlandse les.
- Loopbaan-support: zo heeft de UU een psycholoog voor PhD-studenten, drie coaches die helpen met het vinden van nieuw werk als iemands contract eindigt, en kan je van bedrijfsmaatschappelijk werk begeleiding krijgen
- Equality, Diversity and Inclusion Office: hier zit Incluusion! Bij het EDI-Office werken we aan beleid over diversiteit en inclusie. Zijn er bijvoorbeeld wel evenveel vrouwelijke als mannelijke hoogleraren? En hoe zorgen we ervoor dat studenten met een handicap goed kunnen studeren bij de UU?
- HR Servicedesk: dit is het online systeem waar je bijv. je verlof (=vakantie) kan aanvragen en je salaris kan bekijken.
- International Service Desk: een HR-afdeling speciaal voor buitenlandse medewerkers, of Nederlandse medewerkers die naar het buitenland gaan. Hier kunnen zij terecht met al hun vragen. Bijvoorbeeld over hoe je een woning vindt in Utrecht, hoe je een visa aanvraagt, of hoe het zit met verzekeringen als je op reis gaat voor je werk.
De mensen bij FCA zorgen ervoor dat alles wat te maken heeft met financiën goed verloopt. Zo werken zij aan de planning & control cyclus. Denk hierbij aan de begrotingen, kwartaalrapportages en de jaarrekening. Bij FCA werken ze continu aan het verbeteren van hun processen. Bij al deze punten werken de mensen van FCA nauw samen met de financial controllers van de faculteiten.
Het Administratief Service Centrum (ASC) hoort ook bij FCA. Zij zorgen ervoor dat alle transacties goed en snel verlopen. Je kan hierbij denken aan:
- Declaraties van interne en externe medewerkers;
- Het betalen van alle salarissen;
- De inschrijving van alle 33.000 studenten per jaar en het berekenen van hun collegegeld.
Bij de afdeling ITS (Information and Technology Services) draait alles om IT: van het inrichten van nieuwe IT-systemen tot het doorontwikkelen van bestaande systemen. Hierbij wordt zowel gelet op de gebruiksvriendelijkheid als op de technische functionaliteiten van IT-systemen.
Vanuit centraal wordt hier beleid op gemaakt, maar ook alle faculteiten hebben hun eigen IT-medewerkers.
Een bekende IT-afdeling van de UU is de IT-helpdesk: zij helpen de duizenden medewerkers en studenten bij alle vragen die te maken hebben met de gebruikte systemen en technieken.
De UU heeft gebouwen op het Utrecht Science Park, maar ook in het historische centrum van Utrecht. De afdeling V&C werkt aan de ontwikkeling van de huisvesting en het buitengebied van de UU.
Hierbij kan je denken aan de ontwikkeling van het Utrecht Science Park: zijn er genoeg gebouwen met genoeg werkplekken en onderwijsruimtes? Zijn de gebouwen toe aan renovatie? Hoe zit het met veiligheid en milieu? En zijn alle gebouwen eigenlijk wel goed toegankelijk voor mensen met een handicap (bijvoorbeeld iemand met een rolstoel of visueel beperkten).
Bij V&C werken ze ook aan de inrichting van de gebouwen: interieurarchitecten dus. Zij zorgen ervoor dat iedereen een fijne werk- of studieomgeving heeft. Maar ze denken ook na over nieuwe manieren van werken, zoals hybride werken (waarbij sommige mensen thuis samenwerken met mensen op kantoor) en onderwijs. Hoe kan je een vergaderruimte zo inrichten dat dit mogelijk is? Of kun je een onderwijsruimte zo maken dat je verschillende onderwijsvormen in één ruimte kan toepassen?
De Directie Communicatie werkt nauw samen met alle verschillende afdelingen binnen de UU, om ervoor te zorgen dat de communicatie- en marketingplannen goed worden uitgevoerd. De Directie Communicatie werkt onder andere aan communicatie- en marketingbeleid: waarover willen we eigenlijk communiceren, naar wie en hoe bereiken we deze mensen? Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat alle studenten en medewerkers op het juiste moment van iets op de hoogte worden gebracht? Hoe ziet de eerstvolgende Open Dag voor aankomende studenten er uit? En is er een verschil tussen hoe we intern en extern communiceren?
Er is een centrale communicatie-afdeling, maar ook bij de faculteiten zijn er communicatie- en marketingafdelingen. Bij de centrale afdeling gaat het bijvoorbeeld om het bedenken van de nieuwe huisstijl van de UU. Vervolgens moet iedereen binnen de UU weten wat die nieuwe huisstijl is en willen we natuurlijk dat ze die huisstijl ook gebruiken.
Ook werken ze bij de Directie Communicatie aan het onderhouden van de websites en social media, het organiseren van open dagen voor bachelor- en masteropleidingen, activiteiten voor alumni en crisiscommunicatie (bijvoorbeeld over corona). Voor deze activiteiten werken ze samen met de communicatiemedewerkers binnen de faculteiten. Binnen de faculteiten zitten ook veel science communicators: mensen die gespecialiseerd zijn in communiceren / schrijven / video’s maken over wetenschap.
Bij het CWC komen wetenschap, cultuur en burgers samen. Dit gebeurt op heel veel verschillende manieren:
- Het Universiteitsmuseum Utrecht (UMU): Museum speciaal voor families. Je kunt er kennis maken met wetenschap van de Universiteit Utrecht en Utrechtse onderzoekers van vroeger en nu.
- Studium Generale: gratis lezingen en evenementen voor nieuwsgierige mensen. Denk aan gesprekken met wetenschappers over allerlei onderwerpen. Of aan het Betweter-festival (Know-It-All festival), waar wetenschap en kunst bij elkaar komen.
- Parnassos Cultuurcentrum: bij Parnassos kunnen studenten en medewerkers met korting leren zingen, theatermaken, dansen, en schrijven. Bij Parnassos kun je ook meedoen aan voorstellingen en optredens, of er naar komen kijken.
- Wetenschapsknooppunt: het Wetenschapsknooppunt organiseert leuke activiteiten voor kinderen. Zo maken zij op jonge leeftijd kennis met de universiteit.
Het CWC probeert wetenschappers nog beter te laten samenwerken met andere organisaties en mensen. Dit noemen we public engagement.
De bibliotheek van de UU heeft meerdere locaties: er staat bijvoorbeeld een nieuw modern gebouw op het Utrecht Science Park, terwijl er ook een historische locatie is in het centrum van Utrecht.
De UB leent duizenden wetenschappelijke boeken uit aan studenten en medewerkers, op papier en zeker ook digitaal. De UB is betrokken bij open access: het openbaar maken van wetenschappelijke literatuur, zodat iedereen uit de samenleving onderzoeksresultaten kan lezen. Ook beheert de UB bijzondere collecties, zoals hele oude bijzondere boeken.
Mensen bij de UB zetten hun deskundigheid in om de wetenschappelijke communicatiecyclus steeds verder te verbeteren. Hiervoor werken ze nauw samen met andere partijen binnen en buiten de Universiteit Utrecht.
De Botanische Tuinen liggen in het hart van Utrecht Science Park. De Botanische Tuinen zijn 9 hectare groot en zijn aangelegd op en rondom het 19de-eeuwse Fort Hoofddijk. Ze zijn van 1 maart tot 1 december dagelijks geopend voor het publiek en er worden regelmatig speciale activiteiten georganiseerd. Voor groepen bestaat de mogelijkheid om een rondleiding aan te vragen. Bijzonder aan de Botanische Tuinen is dat het niet alleen leuk uitje is, maar dat er ook onderzoek wordt gedaan en onderwijs wordt gegeven.