Hoe de Universiteit Utrecht met elke aanbesteding verder verduurzaamt

Je zou het in coronatijd bijna vergeten, maar onder normale omstandigheden is de Universiteit Utrecht bijna een kleine stad. Een plek waar door zo'n dertigduizend studenten en bijna zevenduizend medewerkers dagelijks gepraat, geleerd, gewerkt, gewandeld en gegeten wordt; kortom, geleefd wordt.

Om dit leven op de universiteit mogelijk te maken, zijn heel wat spullen en diensten nodig. Dit gaat van koffie, bloemen en meubilair tot afvalverwerking, schoonmaak en bouwwerkzaamheden. Deze spullen en diensten worden door de universiteit ingekocht via aanbestedingen. In totaal gaat dit om honderden miljoenen euro’s. Wil je de bedrijfsvoering verduurzamen, dan is het moment van aanbesteden dus een heel belangrijk startpunt, zegt Evelyn Maurer, contract- en leveranciersmanager bij het Facilitair Service Centrum van de UU.

Stroomversnelling

Over een voorbeeld hoeft Maurer niet lang na te denken. Enkele jaren geleden verving leverancier MAAS de wegwerpflesjes plat bronwater in de drankautomaten van alle UU-gebouwen door herbruikbare flessen met kraanwater. Niet omdat MAAS dit zelf nu zo graag wilde – de leverancier verdiende juist het meest aan de verkoop van bronwater – maar omdat dit bij de start van de samenwerking zo met de universiteit was vastgelegd en afgesproken. Het zorgde ervoor dat er in een jaar tijd zo'n 35.000 minder plastic flesjes water werden verkocht dan in het jaar ervoor.

Daarnaast vroeg de UU deze leverancier om gebruik te gaan maken van kleine, elektrische (in plaats van benzine-aangedreven) wagens om de automaten bij te vullen. Wie overdag over de Heidelberglaan loopt, ziet ze weleens rondrijden. Deze aanbesteding zorgde ervoor dat de overgang naar elektrisch in een stroomversnelling is geraakt. Maurer: Zoiets is voor de leverancier even een investering, maar bij de volgende opdrachtgever kan hij dan wel laten zien wat hij al doet op gebied van duurzaamheid. MAAS werkt veel met universiteiten en dit soort wagentjes leent zich heel goed voor gebruik op een campus. Zo verschuift de hele markt steeds wat verder op naar een duurzame bedrijfsvoering.

Dilemma

Voor wie niet zo thuis is in de wereld van aanbestedingen: kort gezegd is een aanbesteding de procedure waarbij de UU als opdrachtgever een opdracht uitzet waar opdrachtnemers zich op kunnen inschrijven. Universiteiten voldoen hiermee aan Europese wetgeving die zegt dat zij aanbestedingsplichtig zijn. Maurer: Het is ook gewoon praktisch. Als iedereen op de universiteit z’n eigen paperclips of koffie gaat bestellen, wordt het al snel chaos. De campus zou overspoeld worden door bezorgbusjes die af en aan rijden.

Daarnaast is het moment van aanbesteden dus de uitgelezen kans om na te denken over duurzaamheid en wat je daarin als opdrachtgever van je opdrachtnemer wil. Maar duurzaamheid is natuurlijk niet de enige factor die meespeelt. Hoe gaat de universiteit om met het dilemma van de duurzaamheidsambitie versus factoren als betaalbaarheid en acceptatie? Dat dilemma bestaat zeker, zegt Maurer. Ons credo is dan: liever evolutie dan revolutie. De gedachte die daarachter schuilt: bij een volledig vegetarisch aanbod in een bijna leeg restaurant is niemand echt gebaat. De stappen die de universiteit zet richting een duurzame bedrijfsvoering zijn soms klein, maar wel duidelijk. Maurer haalt de verandering naar vegetarische bedrijfslunches aan. Die ging geleidelijk, maar wel met resultaat: vegetarisch is nu de standaardoptie voor zakelijke lunches.

Ze voegt toe: Het helpt dat duurzaamheid nu veel meer leeft dan voorheen. Dat je als opdrachtnemer eigenlijk niet meer meedoet als je de duurzaamheidscriteria van een opdracht niet weet in te vullen, is echt iets van de laatste paar jaar.

Wil je de bedrijfsvoering verduurzamen, dan is het moment van aanbesteden een heel belangrijk startpunt.

Ontwikkelingsdoelen

Moeten we een opdracht voor een aanbesteding zien als een soort afvinklijstje van criteria? Dat niet. Maurer: Natuurlijk, zijn er zaken die we eisen. Een dieselvrachtwagen uit 1970: tja, als je voor een grote instelling als de UU werkt, kan dat niet meer. Maar in de meeste gevallen nemen zij en haar collega’s zogeheten ontwikkelingsdoelen in de opdracht op. Die kunnen gekoppeld zijn aan de Sustainable Development Goals. Dan vragen we bijvoorbeeld om te omschrijven hoe de leverancier gaat inzetten op verantwoorde consumptie en productie.

Het contract dat volgt ziet Maurer als een partnerschap om samen onder andere de vastgestelde duurzame doelstellingen te bereiken. Zoals bij de aanbesteding ‘circulair meubilair’ die momenteel uitstaat. Maurer vertelt enthousiast. Onze ambitie is volledige herinzetbaarheid van het meubilair van de UU. De universiteit wil graag dat een toekomstige partner meedenkt over hoe het eigen meubilair steeds opnieuw ingezet kan worden. Meubilair dat tijdelijk niet gebruikt wordt of nog opgeknapt wordt, komt in een opslag te staan. Dit heeft de UU nu al in de vorm van het zogeheten warehouse. Het zou geweldig zijn als dit concept verder en groter uitgewerkt wordt door onze nieuwe partner.

Dat klinkt als een hele taak voor de toekomstige leverancier. Wat krijgt die ervoor terug? Maurer vertelt dat de universiteit inzet op een langere contractduur dan de gebruikelijke vier jaar. Er wordt nu gedacht aan een termijn van tien jaar. Dat doen we bij meubilair voor het eerst, en is dus best spannend. Maar werken aan een duurzamere wereld vergt investeringen aan beide kanten. Die doe je niet voor een paar jaartjes. Om echt samen te kunnen werken aan duurzaamheid moet je langdurige relaties aan durven gaan, vindt Maurer. Zo creëer je de kans om samen iets op te bouwen. Soms lijkt zo’n samenwerking bijna vanzelf te gaan en breng je het samen naar een hoger niveau. Maar ook stroeve gesprekken of onvrede van een van de partijen zijn er soms onderdeel van. Maurer: Voor mij geldt echter altijd: je gaat een commitment aan en zult er dus ook samen uit moeten komen. Ze grijnst. Ja, het is nog net geen huwelijk.