Managementassistent Departementsbestuur Biologie

Ben jij een gedreven managementassistent die zich graag inzet voor de Bètawetenschappen? De faculteit Bètawetenschappen zoekt een energieke en betrokken managementassistent voor het bestuur van het departement Biologie. Word jij onze nieuwe collega?

Wat ga je doen?

Als managementassistent van het bestuur ben je het visitekaartje van het departement Biologie. Je weet je dan ook behendig door de diverse organisatieniveaus te navigeren. Samen met de bestuurssecretaris, coördinator bedrijfsvoering en de teamleider van het secretariaat vorm je een hecht team, tackelen jullie uiteenlopende vraagstukken en vinden jullie oplossingen die werken.

Je werkzaamheden zijn gevarieerd en omvatten onder meer:

• voorbereiden en verslagleggen van bestuursvergaderingen;
• follow up besluiten en acties;
• agendabeheer voor het departementshoofd en bestuur;
• coördinatie en administratie van promoties;
• organiseren van bijeenkomsten;
• eerste aanspreekpunt bij interne en externe vragen.

Of het nu gaat om het organiseren van bijeenkomsten, of het gebruik van systemen zoals MS Teams - jij draait je hand er niet voor om. Je bent proactief, zelfstandig en werkt nauwkeurig. Deadlines? Die zijn voor jou geen probleem. Schakelen tussen verschillende verantwoordelijkheden en niveaus doe je moeiteloos, net als samenwerken met diverse universitaire afdelingen zoals Human Resources en Finance & Control.

Wat breng je mee?

Als je het type bent dat graag met mensen werkt, met een helikopterview naar situaties kijkt en bestuurlijke verhoudingen goed aanvoelt, dan pas je perfect in ons team! Deze functie biedt jou veel zelfstandigheid en daagt je uit om jouw probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel te laten zien. Jouw nieuwsgierigheid en interesse voor de organisatie zijn voor ons goud waard.

Wat we graag op jouw cv zien:

• een vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• sterke communicatieve vaardigheden;
• ervaring in agendabeheer, administratie en notuleren;
• organisatorisch talent met een flinke dosis improvisatievermogen die je inzet in uitdagende situaties;
• gedegen kennis van MS Office, MS Teams en hybride werken.

Heb je nog niet alle ervaring, maar ben je wel leergierig en gedreven om jezelf te ontwikkelen? Aarzel dan niet om te solliciteren. We moedigen groei en ontwikkeling aan!

Wat bieden wij?

• een zelfstandige functie binnen een dynamisch, gezellig departement;
• een functie van 32 uur voor een jaar met - bij goed functioneren- uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd; 
• een salaris van minimaal €3.072,- tot maximaal €4.103,- bruto per maand (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime dienstverband. Als je ervaring nog niet aansluit bij de functie, dan start je in schaal 7 (€ 2.693,- tot € 3.636,-);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%; 
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten. 

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. De faculteit heeft zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs. 

Het departement Biologie bestaat uit een Onderwijsinstituut en 12 leerstoelgroepen met in totaal ongeveer 350 medewerkers. De leerstoelgroepen zijn georganiseerd in het Institute of Environmental Biology en het Institute for Biodynamics and Biocomplexity. Onderzoeksgroepen van beide instituten werken actief samen en delen een onderzoeksinfrastructuur van topniveau. Het departement is verantwoordelijk voor de bacheloropleiding Biologie waarin we jaarlijks ruim 400 studenten verwelkomen. We leiden daarmee ruim 30% van de biologiestudenten in Nederland op. Naast bacheloronderwijs verzorgen onze medewerkers ook onderwijs in verschillende masteropleidingen. Het onderwijs wordt aangeboden via de School of Life Sciences en de School of Natural Sciences.

Je werkt in deze rol vanuit het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO) van de faculteit. Binnen dit domein wordt zowel strategische, beleidsmatige als uitvoerende ondersteuning geboden aan het facultaire bestuur en de departementale besturen. Deze ondersteuning wordt verzorgd door een team bestaande uit bestuurssecretarissen, managementassistenten en op sommige plaatsen ook coördinatoren bedrijfsvoering.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Margje van den Brink via M.L.vandenbrink@uu.nl (bestuurssecretaris departement Biologie).

Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Mail dan naar science.recruitment@uu.nl o.v.v. de functietitel.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. 

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Heb je interesse in deze vacature? Wacht dan vooral niet met solliciteren! Zodra we elkaar gevonden hebben en de match is gemaakt, sluiten we de vacature.

Als deze specifieke vacature niet is waar je naar op zoek bent, maar je kent iemand anders die mogelijk geïnteresseerd is, stuur deze link dan naar diegene door.

Uiterlijk reageren op 9 mei 2024.